Analitika predstavlja eno najpomembnejših podlag v podporo kakovostnemu odločanju na poslovnem, kadrovskem in drugih področjih. Del analitike so tako imenovane utrip raziskave (ang. pulse survey), ki na področju upravljanja s človeškimi viri postajajo vedno bolj priljubljeno orodje zbiranja povratnih informacij od zaposlenih (Jolton in Klein 2020).
Utrip raziskave so kratki vprašalniki oziroma hitre raziskave nekaj pomembnejših dejavnikov kot sta nadgradnja merjenja zavzetosti in motivacije zaposlenih, ki se izvaja v določenih časovnih intervalih z namenom pridobitve hitre povratne informacije od ciljne skupine (npr. od zaposlenih). Dodano vrednost so prepoznali tudi ponudniki informacijskih rešitev v podporo kadrovski funkciji, kot je na primer Qualtrics.
Osnovni namen utrip raziskav je hitra identifikacija stanja na nekaj pomembnejših dejavnikih, ki lahko vplivajo na zavzetost zaposlenih zaradi načrtovanja morebitnih aktivnosti za izboljšanje. Utrip raziskave so lahko zelo koristne tudi pri zaznavi učinka načrtovanih ali že izvedenih sprememb (npr. testiranje odnosa do uvedbe določenega načina merjenja delovne uspešnosti, ali pa učinek že uvedenega načina merjenja delovne uspešnosti).
Redno izvajanje podjetjem zagotavlja boljši vpogled aktualno stanje dejavnikov, ki lahko vplivajo na zavzetost, uspešnost in produktivnost pri delu ter tudi na preprečevanje neželenih učinkov (npr. odhod talentov). Redno merjenje omogoča hitrejšo pripravo in izvajanje aktivnosti v primeru zaznanih težav.
Usmeritve glede tega, kako dolgi naj bodo utrip vprašalniki so različne in pogojene tudi s tem, kako pogosto izvajamo meritve. Vprašalniki, ki se izvajajo bolj pogosto naj bodo krajši, vprašalniki, ki se izvajajo manj pogosto so lahko daljši. V vsakem primeru je pogostost izvajanja višja, dolžina vprašalnika pa praviloma krajša v primerjavi s klasičnimi merjenji v organizacijskem okolju (npr. zavzetost, klima, kultura).
Merjenje se izvaja v enaki obliki periodično (npr. mesečno, tromesečno, kvartalno, ali pogosteje, če imamo možnost vzorčenja in nagovora samo enega dela zaposlenih naenkrat). Vprašalnik najpogosteje obsega 5-10 vprašanj zaprtega tipa (med vnaprej pripravljenimi se izbere en odgovor) z enim ali nobenim vprašanjem odprtega tipa.
Hitre utrip raziskave uporablja vedno več organizacij. Nekatere tudi na dnevni ali tedenski ravni, če imajo možnost vzorčenja, se pravi informacijski sistem, ki omogoča da vprašalnik pošljemo le npr. 100 naključnim delavcem, da ga ne prejmejo vedno vsi, kar bi privedlo do zasičenja. Del vprašanj je lahko stalen (zaradi primerljivosti v času), del vprašanj pa odraža vsakokrat aktualno tematiko.
Usmeritve glede oblikovana vprašanj za utrip raziskave se ne razlikujejo od siceršnjih napotkov za oblikovanje anketnih vprašanj, kot je na primer osem priporočil, o katerih so kolegi pisali na tem blogu (1. del in 2. del).
Pri izvedbi utrip raziskav v praksi velja upoštevati Demingov krog, in sicer je potrebno izvedbo načrtovati na podlagi ustreznih analiz in namena, izvesti, podatke analizirati in ukrepati. Izbrati je potrebno vprašanja, ki jih želite zastaviti o temah, ki so za organizacijo pomembne in jih želite spremljati skozi čas. Vprašanj naj ne bo preveč. Če je le možno, uporabite vprašanja, ki so bila že testirana in uporabljena v kakšnem drugem vprašalniku. Veliko idej dobite na blogu workvivo.
Pomembno je obrazložiti namen merjenja in ga napovedati, zagotoviti tajnost odgovorov, določiti pogostost merjenja in način zbiranja podatkov (papir-svinčnik/spletno).
Po izvedenem merjenju je ključna kakovostna analiza podatkov, s katero prepoznamo močna in šibka področja ter trende. Rezultate predstavimo sodelujočim in ukrepamo. Zelo pomembno je namreč, da anketirani (npr. zaposleni) prepoznajo učinek, oziroma, da je njihova povratna informacija upoštevana. Se pravi merjenju mora slediti akcija. Vseh predlogov seveda ni mogoče takoj uresničiti, a napredek mora biti viden.
Smiselno je, da utrip raziskave, zlasti v primeru, ko informacijski sistem ne omogoča vzorčenja in nagovorimo celotno ciljno skupino, vključimo v časovnico drugih merjenj (npr. letno merjenje zavzetosti in motivacije), da zaposleni nimajo občutka, da smo jih zasuli z vprašalniki.
Utrip vprašalnik, ki smo ga zasnovali za uporabo v kadrovski praksi večjega podjetja obsega 7 stalnih vprašanj in do 3 mesta za dodatna kontekstualno specifična vprašanja vezana na posamezno izvedbo merjenja. Stalno ogrodje obsega naslednja vprašanja:
- vprašanje o delovni učinkovitosti,
- 2 vprašanji o najboljšem in najslabšem dejavniku v delovnem okolju,
- zadovoljstvo na trenutnem delovnem mestu,
- (pre)zaposlitvene namere,
- 2 demografski vprašanji (dolžina dela na trenutnem delovnem mestu, vrsta dela).
Dobro zastavljen utrip vprašalnik lahko zelo dobro služi svojemu namenu, ugotovi kaj so šibke in kaj močne točke organizacije, kaj je potrebno izboljšati in tudi ponudi iztočnice za to, kako to storiti. Ponudi lahko torej oboje: identifikacijo simptoma in vzroka. Če ne prva verzija utrip vprašalnika, pa ena izmed naslednjih.
Udomačena statistika 